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Der Workflow Mietereinzug begleitet Sie von der Zusage an einen neuen Mieter bis zur Schlüsselübergabe. Er wird in der Regel manuell unter Neue Aufgabe angelegt, sobald die Mieterauswahl getroffen ist, oder aus dem Workflow Objektvermarktung heraus eröffnet. Pflichtangaben sind Liegenschaft, Einheit und die einziehende Person.

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Ablauf auf einen Blick

  1. Anmeldungsunterlagen anhängen
  2. Mietvertrag senden, 1. Versand
  3. Rücklauf Mietvertrag prüfen
    1. Versand der Mietunterlagen
  5. Leerstand in BeWi löschen
  6. Anmeldeformular scannen
  7. Daten in ImmoTop erfassen
  8. Namensschilder bestellen
  9. Tiervereinbarung / Nachträge unterzeichnen
  10. Kaution & Erstmiete prüfen
  11. Übergabetermin koordinieren
  12. Übergabeprotokoll erstellen
  13. Mängelberichte nachbearbeiten
  14. Ticket schliessen

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Die Schritte im Detail

1

Anmeldungsunterlagen anhängen

Laden Sie Anmeldeformular, Betreibungsauskunft und weitere Dokumente in den Tab Dokumente der Aufgabe. Die KI extrahiert Personen- und Vertragsdaten und ergänzt das Mietverhältnis auf der Einheit.
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Mietvertrag senden, 1. Versand

Über Vorlagen generiert mory den Mietvertrag passend zum Einheitstyp und das Begleitschreiben für den 1. Versand als .docx. Fehlende Platzhalter (zum Beispiel Mietbeginn, Kaution) fragt mory ab. Prüfen Sie die Dokumente vor dem Versand und setzen Sie die Frist für den Rücklauf.
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Rücklauf Mietvertrag prüfen

Kontrollieren Sie den unterschriebenen Vertrag auf Vollständigkeit, zeichnen Sie gegen, scannen Sie ihn und legen Sie ihn in ELO ab. Hängen Sie die Kopie an die Aufgabe.
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2. Versand der Mietunterlagen

Begleitschreiben 2. Versand aus den Vorlagen, dazu gegengezeichneter Vertrag, Infos zur Schlüsselübergabe, Anmeldeformular der Gemeinde, Hausordnung und Nachträge.
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Leerstand in BeWi löschen

Tragen Sie den Leerstand im BeWi-Dashboard (internes Excel) aus. Dieser Schritt findet ausserhalb von mory statt.
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Anmeldeformular scannen

Hängen Sie den Nachweis der Gemeindeanmeldung an die Aufgabe.
7

Daten in ImmoTop erfassen

Erfassen Sie Personen- und Bankdaten in ImmoTop. mory schreibt nicht in ImmoTop; der tägliche Import bringt die Daten später zurück nach mory.
8

Namensschilder bestellen

mory schlägt die Bestell-E-Mail für Briefkasten- und Klingelschild an den Lieferanten vor. Prüfen und senden.
9

Tiervereinbarung / Nachträge unterzeichnen

Bei Haustieren generieren Sie die Tiervereinbarung aus den Vorlagen. Optionaler Schritt, wenn nicht nötig überspringen.
10

Kaution & Erstmiete prüfen

Prüfen Sie vor der Schlüsselübergabe, ob Kaution und erste Miete eingegangen sind.
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Übergabetermin koordinieren

Der Agent schlägt eine Terminbestätigung an den Mieter vor. Der Termin landet in Ihrem Kalender, sofern verbunden.
12

Übergabeprotokoll erstellen

Das Protokoll wird aus den Einheitsdaten vorbefüllt. Am einfachsten erstellen Sie es mit der Übergabeprotokoll-App; das PDF kommt in die Aufgabe zurück, eine Kopie geht an den Mieter.
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Mängelberichte nachbearbeiten

Für jeden Mangel aus dem Protokoll eröffnen Sie ein eigenes Schaden-Ticket und verknüpfen es mit dem Einzug.
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Ticket schliessen

Sind alle erforderlichen Schritte abgehakt, schliessen Sie die Aufgabe. Sie landet im Archiv.

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Tipps & Stolpersteine

Pflegen Sie Einheit und Mietverhältnis vollständig, bevor Sie Vorlagen generieren. Jeder fehlende Wert wird sonst als Platzhalter abgefragt.
  • Schritte in ELO, BeWi und ImmoTop sind Hinweise für Ihre Arbeit in Drittsystemen, keine Integrationen.
  • Für einen Auszug mit anschliessender Neuvermietung nutzen Sie den kombinierten Mieterwechsel.

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