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Nicht jeder Vorgang braucht eine Checkliste. Für Merkposten, Gesprächsnotizen oder Dinge, die Sie im Blick behalten wollen, gibt es den Typ Notiz. Fristen mit Datum sind ein eigener Typ und werden unter Meine Fristen geführt.

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Der Typ Notiz

Der Typ Notiz ist eine Aufgabe ohne Workflow:
  • keine Checkliste, keine Pflichtfelder ausser dem Titel,
  • keine Automatik: mory macht keine Vorschläge und verschickt keine Mails,
  • optional verknüpft mit Liegenschaft, Einheit, Person oder anderer Aufgabe,
  • erscheint wie jede Aufgabe unter Meine Aufgaben und kann Kommentare, Dokumente und Zeiterfassung enthalten.
Typische Einsätze: Telefonnotiz nach einem Gespräch mit einem Eigentümer, Hinweis für die Stellvertretung, Recherche zu einer Frage, die noch keinen Vorgang auslöst.

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Notiz anlegen

1

Neue Aufgabe öffnen

Klicken Sie unter Aufgaben auf Neue Aufgabe und wählen Sie im Workflow-Typ-Selektor Notiz.
2

Inhalt und Bezug erfassen

Geben Sie Titel und Beschreibung ein. Verknüpfen Sie optional Liegenschaft, Einheit oder Person, damit die Notiz in deren Aktivität erscheint.
3

Privat ja/nein wählen

Setzen Sie Privat auf ja, wenn nur Sie die Notiz sehen sollen. Private Notizen tragen ein Schloss-Tag und sind für andere Nutzer unsichtbar, auch für Stellvertretungen. Öffentliche Notizen sieht das ganze Team mit Zugriff auf die Organisation.
4

Speichern und bei Bedarf schliessen

Die Notiz bleibt offen, bis Sie sie erledigen. Erledigte Notizen wandern ins Archiv.

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Erinnerungen und Fristen

Für alles mit Datum nutzen Sie den Typ Erinnerung/Frist. Fristen entstehen zum grössten Teil automatisch aus Verträgen (Ablauf, Option, Index, Staffelung) und aus der Wartung von Ausstattung. Sie können Fristen auch manuell anlegen, zum Beispiel für einen Rückruf oder eine Garantiefrist. Alle Fristen erscheinen im Dashboard-Abschnitt Fristen & Indizes und unter Meine Fristen. Details dazu unter Fristen.

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Tipps & Stolpersteine

Wird aus einer Notiz ein echter Vorgang, ändern Sie den Workflow-Typ in den Details der Aufgabe, zum Beispiel auf Allgemeine Anfrage. mory ergänzt dann die Checkliste und unterstützt Sie bei der Bearbeitung.
Private Notizen sind wirklich privat: Bei Abwesenheit oder wenn Aufgaben gesammelt an eine andere Person übertragen werden, gehen sie nicht an Ihre Stellvertretung. Halten Sie teamrelevante Informationen deshalb öffentlich.
  • Notizen ohne Bezug zu einer Liegenschaft sind später schwer zu finden. Verknüpfen Sie sie, wo möglich.
  • Für gemeinsame Aufgabenlisten ohne Workflow (zum Beispiel STWEG-Traktanden) eignen sich Unteraufgaben besser als viele einzelne Notizen.

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