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Der Workflow Schadensbearbeitung ist der häufigste Vorgang in mory. Er eignet sich für Reparaturen, die ein einzelner Auftragnehmer ohne Offertenvergleich erledigt. Für grössere Schäden nutzen Sie Schaden mit mehreren Offerten.

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Auslöser

Eine Schadensaufgabe entsteht automatisch, wenn eine Mieterin per E-Mail, Anruf (Telefon-Assistent), WhatsApp oder Mieterportal einen Defekt meldet. mory erkennt den Typ, die Liegenschaft, die Einheit und, wenn möglich, die betroffene Ausstattung. Sie können den Vorgang auch manuell unter Neue Aufgabe anlegen.

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Ablauf auf einen Blick

  1. Schaden erhalten
  2. Zuweisung
  3. Mieterkommunikation
  4. Auftragnehmer-Feedback
  5. Rechnung & Abschluss

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Die Schritte im Detail

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Schaden erhalten

mory sendet automatisch eine Bestätigungsmail an die meldende Person. Fehlen ein Foto oder eine Telefonnummer, bittet die Mail darum. mory erstellt eine Kostenschätzung und ordnet die Ausstattung zu; ist sie noch nicht erfasst, legt mory sie automatisch an. Prüfen Sie Liegenschaft, Einheit und Ausstattung im Aufgaben-Kontext.
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Zuweisung

Die Vorschlagskarte Mory AI schlägt Auftragnehmer passend zur Kategorie der Ausstattung vor; der bevorzugte Auftragnehmer ist vorausgewählt. Sie können wechseln oder ein neues Unternehmen anlegen. Die Auftrags-Mail senden Sie direkt oder bearbeiten sie zuerst. Sie enthält Buttons zum Annehmen oder Ablehnen; der Auftragnehmer klickt auf den Link in der E-Mail und braucht kein Login. Reagiert der Auftragnehmer nicht, verschickt mory eine Erinnerung. Eine Absage führt zurück zur Zuweisung.
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Mieterkommunikation

Sobald der Auftrag angenommen ist, schlägt mory eine Mail an die Mieterin vor, mit Termin oder Hinweis, dass sich der Auftragnehmer meldet. Prüfen Sie den Entwurf und senden Sie ihn.
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Auftragnehmer-Feedback

Der Auftragnehmer meldet zurück, ob die Reparatur erledigt ist oder nicht möglich war. Die Antwort landet als Aktivität in der Aufgabe. Bei “nicht möglich” entscheiden Sie: neue Zuweisung oder Offerten einholen.
5

Rechnung & Abschluss

Trifft die Rechnung ein, prüft mory Betrag, Absender und Bezug zum Auftrag. Sie treffen den Haftungsentscheid: Haftet die Mieterin, leiten Sie die Rechnung weiter; wenn nicht, geht sie in die interne Verarbeitung. Mit der Abschluss-Freigabe wird die Aufgabe geschlossen und landet im Archiv.

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Tipps & Stolpersteine

Ist kein Auftragnehmer für die Kategorie hinterlegt, macht mory keinen Vorschlag. Legen Sie das Unternehmen mit Kategorie unter Unternehmen an, damit der Vorschlag beim nächsten Mal automatisch kommt.
Prüfen Sie vor dem Senden jeder vorgeschlagenen Mail Empfänger und Betrag. Vorgeschlagene Mails lassen sich nur innerhalb eines kurzen Zeitfensters zurückholen.
  • Meldungen von unbekannten Kontakten durchlaufen einen Sicherheitscheck. Ordnen Sie die Person gegebenenfalls manuell zu.
  • Liegt die geschätzte Summe über der Kompetenzsumme der Liegenschaft, wechseln Sie zum Ablauf mit mehreren Offerten und Eigentümer-Freigabe.

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