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Der Workflow Versicherungsfall folgt der Schadensbearbeitung, ergänzt sie aber um die Meldung an den Versicherer und das Sammeln von Offerten und Rechnungen für die Schadenabrechnung.

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Wann dieser Workflow

Nutzen Sie ihn, wenn ein Schaden voraussichtlich versichert ist, zum Beispiel:
  • Hagel- oder Sturmschaden an Fassade, Storen oder Dach
  • Wasserschaden (Leitungsbruch, Rückstau, Überschwemmung)
  • Elementarschäden
  • Glasbruch
Die Aufgabe entsteht aus einer Meldung (E-Mail, Anruf, WhatsApp, Portal) oder manuell unter Neue Aufgabe. Erkennt die KI einen Versicherungsbezug, schlägt sie den Typ vor; Sie können ihn auch nachträglich umstellen.

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Ablauf auf einen Blick

  1. Schaden erhalten
  2. Versicherer informieren
  3. Zuweisung oder Offerten anfragen
  4. Mieterkommunikation und Auftragnehmer-Feedback
  5. Offerten und Rechnungen sammeln
  6. Rechnung & Abschluss
Die genauen Schrittbezeichnungen in Ihrer Checkliste können von dieser Darstellung abweichen. Administratoren legen sie im Modul Workflows fest.

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Die Schritte im Detail

1

Schaden erhalten

Bestätigungsmail an die meldende Person, Kostenschätzung und Zuordnung der Ausstattung, wie bei der Schadensbearbeitung. Ergänzen Sie Fotos und Schadensdatum, der Versicherer wird sie verlangen.
2

Versicherer informieren

Der Agent schlägt eine Schadenmeldung an den zuständigen Versicherer vor. Der Versicherer ist als Unternehmen mit Rolle Versicherer hinterlegt; die Police finden Sie in der Datenbank über die Versicherungsfelder des Dokuments. Prüfen Sie die Meldung und senden Sie sie. Die Schadennummer des Versicherers tragen Sie als Kommentar oder im Kontext der Aufgabe ein.
3

Zuweisung oder Offerten anfragen

Bei kleineren Schäden beauftragen Sie einen Auftragnehmer direkt. Bei grösseren Schäden oder auf Verlangen des Versicherers nutzen Sie die Multi-Offer-Variante: mehrere Offerten anfordern, vergleichen, freigeben, siehe Schaden mit mehreren Offerten.
4

Mieterkommunikation und Auftragnehmer-Feedback

Termin-Info an die Mieterin, Rückmeldung des Auftragnehmers nach Ausführung.
5

Offerten und Rechnungen sammeln

Alle Offerten und Rechnungen hängen an der Aufgabe. Eingehende PDFs werden erkannt und zugeordnet; Post scannen Sie und laden sie manuell hoch. Leiten Sie die Unterlagen an den Versicherer weiter, der Agent schlägt die Mail vor.
6

Rechnung & Abschluss

Die KI prüft jede Rechnung: Stimmt die MwSt., gibt es Differenzen zur Offerte, passt der Absender? Auffälligkeiten werden markiert. Nach dem Haftungsentscheid und der Abschluss-Freigabe landet die Aufgabe im Archiv.

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Tipps & Stolpersteine

Die Sprache der Aufgabe wird aus der Meldung erkannt. Mails an Mieter folgen dieser Sprache, Mails an Versicherer und Auftragnehmer können Sie im Entwurf anpassen.
  • Hinterlegen Sie Versicherer und Policen vollständig, sonst kann der Agent den Empfänger der Schadenmeldung nicht vorschlagen.
  • Schäden, die unter dem Selbstbehalt liegen, bearbeiten Sie einfacher als normale Schadensbearbeitung.

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