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Im Modul Workflows legen Sie fest, welche Schritte der mory Agent und Ihre Bewirtschafter/innen bei einem Vorgang durchlaufen. Diese Seite zeigt den Aufbau eines Schritts und wie Sie Workflows anpassen.

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Organisation wählen

Workflows werden pro Organisation konfiguriert. Wählen Sie oben im Modul Workflows zuerst die Organisation, deren Abläufe Sie bearbeiten möchten. Verschiedene Organisationen können unterschiedliche Abläufe haben.

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Verfügbare Workflows

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Aufbau eines Schritts

Jeder Schritt besteht aus diesen Elementen:

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Schritte bearbeiten

1

Workflow öffnen

Klicken Sie auf einen Workflow in der Liste. Die Schritte werden nummeriert angezeigt.
2

Schritt bearbeiten

Öffnen Sie einen Schritt und passen Sie Titel, Kurzbeschreibung, den Schalter Erforderlich, Agentenanweisungen oder Prüfkriterien an.
3

Schritte einfügen oder löschen

Fügen Sie neue Schritte am Anfang, zwischen zwei bestehenden Schritten oder am Ende ein. Nicht mehr benötigte Schritte löschen Sie direkt im Schritt.
4

Änderungen speichern

Speichern Sie die Konfiguration. Im Verlauf sehen Sie, wer wann was geändert hat, und können frühere Stände nachvollziehen.
Änderungen an einem Workflow gelten für alle neuen Aufgaben dieser Organisation. Bereits laufende Aufgaben behalten ihre bisherige Checkliste.

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Import und Export

Eine Workflow-Konfiguration lässt sich exportieren und in einer anderen Organisation wieder importieren. So gleichen Sie mehrere Organisationen ab oder sichern eine bewährte Konfiguration.

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Tipps für gute Agentenanweisungen

  • Klar und konkret: Schreiben Sie, was mory tun soll, nicht was es vermeiden soll. Zum Beispiel: “Frage den Mieter nach dem gewünschten Übergabetermin.”
  • Ein Ziel pro Schritt: Wenn eine Anweisung mehrere Ziele enthält, teilen Sie den Schritt auf.
  • Arbeiten in anderen Programmen als Erinnerung formulieren: Was in ELO, ImmoTop, dem BeWi-Dashboard oder ImmoMig erledigt wird, kann mory nicht selbst ausführen. Schreiben Sie zum Beispiel: “Erinnere die Bewirtschafter/in, die Personendaten in ImmoTop zu erfassen.”
  • Sagen, wann der Schritt fertig ist: Ergänzen Sie am Ende: “Wenn die Bewirtschafter/in bestätigt oder überspringt, ist der Schritt abgeschlossen.” So bleibt der Schritt nicht offen.
  • Prüfkriterien, die man sehen kann: Formulieren Sie das Prüfkriterium so, dass es sich in der Aufgabe erkennen lässt, etwa “Ein Dokument vom Typ Mietvertrag ist an der Aufgabe angehängt.”
Halten Sie Titel kurz. Sie erscheinen in der Checkliste der Aufgabe und in der Vorschlagskarte Mory AI.

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